Kommunen
Saksbehandlingen begynner ved barnevernstjenesten (eventuelt sosialkontoret) i bostadskommunen (i større byer bydelen). Her får dere nødvendige opplysninger og skjema, og kan gjøre avtale om hjemmebesøk. Mange gruer seg for disse samtalene. Kanskje blir det lettere å godta situasjonen dersom en tenker at, på samme måte som vi ønsker en så god beskrivelse av barna som mulig, ønsker myndighetene – i Norge og i samarbeidslandet – en så god beskrivelse av potensielle foreldre som mulig.
Når rapporten er klar, blir adopsjonssøknaden behandlet i kommunen. Dette er en tilråding til regionkontoret, ikke et selvstendig vedtak som kan påklages. Kommunen kan med andre ord ikke stoppe en søknad.
Det er store variasjoner i behandlingstiden fra kommune til kommune, fra noen få uker til mange måneder. Adopsjonsforums lokalavdelinger kan gi informasjon om hvordan situasjonen er der dere bor.
På grunnlag av de opplysninger og inntrykk kurator i kommunen har fått, lages det en sosialrapport på fastsatt skjema. Dette gjøres etter et veiledningshefte
(last ned heftet her). Søkerne må selv skrive en søknad om adopsjon, også dette på fastsatt skjema. Søkernes underskrifter på dette skjemaet må bekreftes av offentlig tjenestemann eller advokat. Det må også legges ved en legeattest i original på fastsatt skjema for hvert familiemedlem.
Regionkontoret
Fra 0.01.2004 sendes søknadene til ett av de fem regionkontorene under Barne, ungdoms– og familieetaten (Bufetat). Disse kontorene ligger i Alta (dekker de tre nordligste fylkene), Trondheim (dekker de to trønderfylkene samt Møre og Romsdal), Bergen (dekker resten av vestlandsfylkene), Tønsberg (dekker agderfylkene, Telemark, Vestfold og Buskerud) samt Oslo (dekker resten av Østlandet). Statens sentrale fagorgan på adopsjonsområdet er Barne–, ungdoms– og familiedirektoratet (Bufdir), som tidligere har utstedt forhåndssamtykkene for utenlandsadopsjon, er heretter ankeinstans ved avslag i regionene, i tillegg til at direktoratet arbeider med generelle adopsjonsforhold.
Behandlingstiden i Bufetat er forventet å ligge på 3–4 måneder for førstegangssøknader, dersom saken er tilstrekkelige utredet fra kommunene side. Annengangssøknader skal normalt bli behandlet i løpet av 1 måned.
Bufetats regionkontorer skal utstede forhåndssamtykker for et konkret samarbeidsland. Godkjenningen skal fortsatt omfatte en anbefaling om barnets alder. Dersom søkerne ønsker det, og dette er anbefalt av kommunen, kan vedtaket også innebære forhåndssamtykke for adopsjon av et søskenpar.
Bufdir har et Faglig utvalg som har gitt råd i tvilstilfelle. Deres ekspertise kan bli supplert med bruk av lokale fagfolk i den enkelte region.
Forhåndssamtykket er bare gyldig dersom forutsetningene for det fortsatt er tilstede. Dersom det skjer vesentlige endringer i familiesituasjonen (f.eks. helsemessige endringer eller svangerskap ⁄ fødsel), er vedtaket ikke lenger gyldig. Barne– og likestillingsdepartementet har vedtatt at forhåndssamtykkets gyldighet skal begrenses til 3 år. Det kan så eventuelt forlenges ytterligere 1 år. Deretter kreves det full oppdatering av dokumentene, ny behandling i kommunen og nytt forhåndssamtykke.